關(guān)于做好2015年度檔案材料收集、整理、歸檔工作的通知_通知公告_共青團江西環(huán)境工程職業(yè)學(xué)院委員會

關(guān)于做好2015年度檔案材料收集、整理、歸檔工作的通知

來源：發(fā)布時間：2016-06-12 00:00:00 瀏覽次數(shù)：次【字體：小大】

關(guān)于做好2015年度檔案材料收集、整理、歸檔工作的通知

各部門、二級學(xué)院：
　檔案作為學(xué)校歷史發(fā)展的積淀與見證，直接記錄學(xué)校的發(fā)展軌跡，具有“存憑、留史、資政、育人”的特殊價值。在學(xué)校黨政的高度重視和各部門、二級學(xué)院的大力支持下，學(xué)校2014年度檔案材料的收集、整理、歸檔工作已基本完成。除學(xué)工處、就業(yè)處因評估檢查暫未移交外，各部門、二級學(xué)院都能按照要求完成移交歸檔，特別是計財處、保衛(wèi)處、宣傳部等部門歸檔材料較為完整、規(guī)范，但仍有個別部門經(jīng)多次催促才予以歸檔。隨著學(xué)校的快速發(fā)展，學(xué)校日常工作和各項活動中形成的檔案資料不斷增多，檔案的利用率也越來越高。希望各部門、二級學(xué)院充分認(rèn)識檔案在學(xué)校工作中的重要作用，繼續(xù)重視和支持學(xué)校檔案工作，共同推動我校檔案工作再上新臺階。

為做好2015年度檔案材料的收集、整理、歸檔工作，確保2015年度檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，現(xiàn)將有關(guān)工作通知如下：

一、總體要求：
　　學(xué)校檔案是學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。檔案工作作為學(xué)校一項基礎(chǔ)性工作，要繼續(xù)全面貫徹落實《高等學(xué)校檔案管理辦法》和相關(guān)法規(guī)精神，按照學(xué)校檔案管理相關(guān)規(guī)定的要求，以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，做好2015年形成檔案材料的收集、整理和歸檔工作，確保歸檔材料的質(zhì)量。
　二、歸檔要求

1、高度重視、明確檔案工作責(zé)任。各部門主要負(fù)責(zé)人是本部門檔案工作的第一責(zé)任人，兼職檔案員是部門檔案工作的具體責(zé)任人員。請各部門高度重視工作檔案，充分認(rèn)識檔案工作的作用和意義，增強檔案意識。個人手中遺留的學(xué)校各個歷史時期的有價值的資料也需一并歸檔。

2、協(xié)同配合，確保檔案完整齊全。部分工作需由多個部門配合共同完成，因此而形成的檔案也會涉及多個部門，請牽頭部門做好督促工作，有關(guān)部門積極配合，確保檔案資料完整、齊全。

3、嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案真實規(guī)范。原件、附件要齊全，聲像檔案等其他數(shù)碼照片刻錄成光盤歸檔，每張照片用便利貼對拍攝時間、地點、內(nèi)容、主要人物位置做出說明。

三、移交要求

各部門需列出檔案移交目錄，一式二份，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后方可移交。完成移交手續(xù)后，移交目錄一份由本部門留存，一份交檔案室。

四、時間安排

2015年度移交檔案時間截止至2016年5月20日（聯(lián)系人：鐘風(fēng)梅，郵箱：[email protected]，電話：8306789）。

附件:1.江西環(huán)境工程職業(yè)學(xué)院綜合檔案室歸檔范圍

2.獲獎信息匯總登記冊

3.江西環(huán)境工程職業(yè)學(xué)院檔案移交目錄

辦公室

2016年4月7日

附件1：

江西環(huán)境工程職業(yè)學(xué)院綜合檔案室歸檔范圍

歸檔單位	歸檔范圍
各二級學(xué)院各部門	2015年形成的獎杯、獎狀證書、牌匾、贈品等由獲獎部門收集并交至學(xué)校檔案室進行歸檔。
各二級學(xué)院各部門	其他有保存價值的重要材料。
黨辦	黨委會、黨委擴大會議記錄；
	黨委工作計劃、報告、總結(jié)；
	黨委發(fā)布的決定、辦法、指示、批轉(zhuǎn)、通報和通知；
	各總支及支部工作計劃、總結(jié)、報告、請示及批復(fù)；
	全校黨員名冊；
	黨員統(tǒng)計報表；
	總支、支部改選報告審批材料，各黨委、各黨總支、各黨支部組成名單；
	反映學(xué)校重大活動的報道。
監(jiān)審室	上級關(guān)于紀(jì)檢（監(jiān)察）工件的文件（如文件是針對本校的，則永久保存）；
	紀(jì)委（監(jiān)察）工作規(guī)章制度；
	紀(jì)委（監(jiān)察）工作計劃、報告、總結(jié)、調(diào)查材料及重要材料；
	黨員處分、復(fù)查材料及圍紀(jì)案件檢查處理材料；
	黨風(fēng)黨紀(jì)及專題調(diào)查材料、重大事件專案材料；
	重要的群眾來信來訪及處理意見（包括旁證材料）；
	審計工作計劃、總結(jié)、調(diào)查報告及各類項目的審計報告；
	審計工作統(tǒng)計年報表及重要報表。
	審計報告等其他重要資料
工會	工會工作計劃、總結(jié)；
	職代會、大會的有關(guān)文件（通知、名單、報告、決議，選舉結(jié)果，領(lǐng)導(dǎo) 講話，大會發(fā)言等文件）；
	表彰工會先進集體、個人名單。
宣傳部	本校宣傳工作計劃、安排、決定、報告、通知和總結(jié);
	教職工政治思想工作動態(tài)及調(diào)查材料、情況反映;
	理論學(xué)習(xí)的決定、通知、計劃、總結(jié);
	思想政治工作會議的材料；
	反映本校重大活動的剪報、圖表、新聞報道、通訊;
	本校有關(guān)教職工思想政治工作的決定、通知、條例;
	思想政治工作典型調(diào)查材料和統(tǒng)計報表;
	校報每年的全訂本（三本）;
	重要設(shè)備材料、清冊；
	重大活動形成的照片、錄像等材料。
校團委	本校團代會文件（通知、名單、工作報告、決議、選舉結(jié)果、領(lǐng)導(dǎo)講話、大會發(fā)言和大會通過的文件）；
	本校學(xué)代會（通知、名單、工作報告、決議、選舉結(jié)果、領(lǐng)導(dǎo)講話、大會主言和文件）；
	團委工作計劃、報告、總結(jié)及規(guī)章制度；
	團委工作典型調(diào)查材料、優(yōu)秀團員的材料；
	表彰和獎勵先進團支部、優(yōu)秀團員的材料；
	團員及發(fā)展新團員名冊；
	團委會議記錄；
	學(xué)生會文件、材料；
	本校學(xué)生組織參與的各種學(xué)會、社團的有關(guān)材料；
	各團總支的有關(guān)材料；
	團委牽頭進行的重大活動的有關(guān)材料及參加以上各項競賽活動獲獎材料；
	社團活動、勤工儉學(xué)、社會實踐有關(guān)材料。
組織人事處	上級或政府、教育部門有關(guān)人事工作的通知、指示或政策性文件；
	現(xiàn)有組織機構(gòu)、編制規(guī)劃、計劃報告及上級批復(fù)、組織機構(gòu)設(shè)置變化的文件材料；
	教職工名冊（分單位的總冊、分類名冊)登記表；
	表彰和獎勵先進集體、先進教職工的材料及年終表彰先進個人的名單；
	師資培養(yǎng)、管理工作計劃、規(guī)定、總結(jié)；
	副科級以上干部任、免、調(diào)動報告、決定、請示、批復(fù)、通知；
	干部競爭上崗的條例、職位、職數(shù)、公示等；
	教師進修安排；
	教師業(yè)務(wù)考核材料；
	教職工評定職稱的公示名單，學(xué)校聘請客座教師的名單材料；
	教職工評定、聘任專業(yè)技術(shù)職稱材料及上級批復(fù)（按類立卷，要求附審批表）；
	教職工工資調(diào)查材料、名冊；
	教職工轉(zhuǎn)正定級材料；
	教職工的錄用、調(diào)入的有關(guān)材料（包括轉(zhuǎn)移行政、工資關(guān)系介紹信）；
	教職工的調(diào)出的有關(guān)材料（包括轉(zhuǎn)移行政工資關(guān)系介紹信存根）；
	教職工退職、離職有關(guān)材料；
	教職工商調(diào)函件；
	教職工工資調(diào)整、名冊
院辦	學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)簡介、照片；
	學(xué)校印發(fā)文件；
	上級公文；
	全校性的規(guī)章制度、決定、條例、辦法、通告、通知；
	學(xué)校年度、學(xué)期工作計劃、報告、總結(jié)
	院長辦公室、院長書記碰頭會議記錄、紀(jì)要；
	院務(wù)委員會名單、會議記錄、紀(jì)要；
	全校性的工作會議、座談會文件；
	校領(lǐng)導(dǎo)在會上的重要講話和參加校外會議發(fā)言稿；
	啟用印章的文件及印模；
	本校歷史沿革、情況介紹；
	本校大事記、簡報、信息、動態(tài)等；
	本校與校外單位簽訂的協(xié)議、合同及重要的來往信。
教務(wù)處	學(xué)校有關(guān)教學(xué)工作的文件材料（如教務(wù)處文件等）；
	教學(xué)改革、培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)規(guī)格，學(xué)制等方面的請示、規(guī)定、辦法；
	有關(guān)教學(xué)的規(guī)章制度、調(diào)研報告；
	教學(xué)檢查和各級教學(xué)質(zhì)量評獎材料；
	各專業(yè)教學(xué)計劃、教學(xué)大綱；
	課程安排、課表；
	專業(yè)建設(shè)、實驗室論證、規(guī)章制度；
	教學(xué)實習(xí)、生產(chǎn)實習(xí)計劃；論文答辯；
	自編、主編教材，各二級學(xué)院各專業(yè)使用教材目錄，自編、主編教學(xué)指導(dǎo)。
學(xué)生工作處	本校學(xué)生管理有關(guān)文件、規(guī)定、計劃、總結(jié)、學(xué)工簡報；
	學(xué)生的畢業(yè)登記名冊；
	學(xué)生學(xué)籍卡片、學(xué)生獎勵材料（獎學(xué)金、優(yōu)秀學(xué)生、先進班級等）；
	學(xué)生貸款名冊及還貸名冊，學(xué)雜費減免名冊、特困生受助情況；
	學(xué)生處分材料；
	畢業(yè)生派遣名冊、畢業(yè)證、派遣證存根領(lǐng)取簽收冊
就業(yè)處	有關(guān)畢業(yè)分配的文件，畢業(yè)生工作計劃、總結(jié)、就業(yè)情況材料；
	畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤調(diào)查和信息反饋材料；
	畢業(yè)生工作計劃、簡報、總結(jié)
	畢業(yè)生供需統(tǒng)計、計劃、合同
招生處	上級有關(guān)招生計劃文件、招生計劃、規(guī)定、生源計劃；
	2015年招生名冊；
	招生宣傳冊；
科技與高職教育研究處	主要有歷年科研工作計劃和總結(jié)；科研工作管理制度、；
	內(nèi)部出版物；
	科研項目、計劃；
	科研課題任務(wù)書、合同書及協(xié)議書；
	科研結(jié)題報告；
	科技成果獎勵申報和審批材料。
資產(chǎn)管理中心	學(xué)校教職工承租本單位住房的合同、協(xié)議等；
	上級或主管領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)和準(zhǔn)購批示；
	招標(biāo)文書、定購合同（復(fù)印件）；
	住房情況統(tǒng)計、住房申請等材料；
	學(xué)校資產(chǎn)管理相關(guān)規(guī)定、制度，報廢報損審批手續(xù)，資產(chǎn)報表等。
計劃財務(wù)處	本校財務(wù)管理有關(guān)規(guī)定、計劃、總結(jié)；
	學(xué)年報表及綜合統(tǒng)計、年鑒；
	有永久保存的財務(wù)預(yù)算、工資冊等；
	永久保存的現(xiàn)金出版帳，日記帳、明細帳、總分類帳、校內(nèi)銀行帳；
	各種原始憑證、報表和記帳憑證等。
后勤處	學(xué)校供水、供電綠化等基礎(chǔ)設(shè)施改造形成的文件材料等；
	基建項目的請示、批復(fù)、建筑項目預(yù)算情況；
	基建項目的招標(biāo)、投資等材料；
	竣工驗收和工程技術(shù)文件材料及施工竣工圖紙等；
	其他有保存價值的重要材料；
	后勤年度工作計劃、會議記錄、報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等；
	本校后勤服務(wù)活動的其他相關(guān)材料。
保衛(wèi)處	本校保衛(wèi)工作方面的規(guī)章制度；
	本校公安保衛(wèi)工作計劃、總結(jié)、報告、調(diào)查材料、統(tǒng)計報表；
	本校師生員工案件的偵察、調(diào)查、處分結(jié)論材料及上級的批復(fù)、判決書；
	要害部門的公安保衛(wèi)、消防工作、重大事故的調(diào)查、處理材料；
	保衛(wèi)處工作統(tǒng)計年報及重要報表；
	本校武裝部職責(zé)范圍內(nèi)的規(guī)章制度。
實訓(xùn)管理中心	申購報告、計劃、論證報告（論證會文件、記錄等）；
	上級或主管領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)和準(zhǔn)購批示；
	安裝、調(diào)試記錄和雙方簽字移交文件、保修單；
	驗收報告及文件材料；
	儀器、設(shè)備購置計劃及經(jīng)費分配方案報告批復(fù)文件；
	招標(biāo)文書及定購合同；
校醫(yī)院	衛(wèi)生、醫(yī)療、保健等重要材料；
校醫(yī)院	本校計劃生育工作文件及領(lǐng)取獨生子女證名冊。
圖文信息中心（網(wǎng)絡(luò)中心）	圖書館規(guī)章制度、管理辦法、崗位職責(zé)；
	年度工作計劃、總結(jié)；
	圖書館指南、發(fā)展規(guī)劃、藏品目錄、統(tǒng)計年報；
	圖書館重要活動的相關(guān)材料；
	圖書館籌建材料。
	校園網(wǎng)建設(shè)形成的管線網(wǎng)布局材料；
	重大網(wǎng)絡(luò)工程立項、實施、進度控制、竣工材料；
基礎(chǔ)部	上級有關(guān)武裝、人防、民兵、軍訓(xùn)工作的文件；
基礎(chǔ)部	校運動會有關(guān)材料。
集團辦	重大活動等材料
生態(tài)辦	重大活動等材料

附件2：

獲獎信息匯總登記冊

編號	獲獎日期	獲獎名稱	獲獎單位/組織/個人	獲獎類型（獎牌/獎杯/證書）	是否提供實物原件	是否提供電子版照片

附件3：

江西環(huán)境工程職業(yè)學(xué)院檔案移交目錄
序號	文件年度	主題	文件份數(shù)	備注

單位：

移交人：移交部門負(fù)責(zé)人：接交人：

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