關(guān)于做好2015年度檔案材料收集、整理,、歸檔工作的通知
關(guān)于做好2015年度檔案材料收集,、整理、歸檔工作的通知
各部門(mén),、二級(jí)學(xué)院：
檔案作為學(xué)校歷史發(fā)展的積淀與見(jiàn)證,，直接記錄學(xué)校的發(fā)展軌跡，具有“存憑,、留史,、資政、育人”的特殊價(jià)值,。在學(xué)校黨政的高度重視和各部門(mén),、二級(jí)學(xué)院的大力支持下，學(xué)校2014年度檔案材料的收集,、整理,、歸檔工作已基本完成。除學(xué)工處,、就業(yè)處因評(píng)估檢查暫未移交外,，各部門(mén)、二級(jí)學(xué)院都能按照要求完成移交歸檔,，特別是計(jì)財(cái)處,、保衛(wèi)處、宣傳部等部門(mén)歸檔材料較為完整,、規(guī)范,，但仍有個(gè)別部門(mén)經(jīng)多次催促才予以歸檔。隨著學(xué)校的快速發(fā)展,，學(xué)校日常工作和各項(xiàng)活動(dòng)中形成的檔案資料不斷增多,，檔案的利用率也越來(lái)越高。希望各部門(mén),、二級(jí)學(xué)院充分認(rèn)識(shí)檔案在學(xué)校工作中的重要作用,，繼續(xù)重視和支持學(xué)校檔案工作，共同推動(dòng)我校檔案工作再上新臺(tái)階,。
檔案作為學(xué)校歷史發(fā)展的積淀與見(jiàn)證,，直接記錄學(xué)校的發(fā)展軌跡，具有“存憑,、留史,、資政、育人”的特殊價(jià)值,。在學(xué)校黨政的高度重視和各部門(mén),、二級(jí)學(xué)院的大力支持下，學(xué)校2014年度檔案材料的收集,、整理,、歸檔工作已基本完成。除學(xué)工處,、就業(yè)處因評(píng)估檢查暫未移交外,，各部門(mén)、二級(jí)學(xué)院都能按照要求完成移交歸檔,，特別是計(jì)財(cái)處,、保衛(wèi)處、宣傳部等部門(mén)歸檔材料較為完整,、規(guī)范,，但仍有個(gè)別部門(mén)經(jīng)多次催促才予以歸檔。隨著學(xué)校的快速發(fā)展,，學(xué)校日常工作和各項(xiàng)活動(dòng)中形成的檔案資料不斷增多,，檔案的利用率也越來(lái)越高。希望各部門(mén),、二級(jí)學(xué)院充分認(rèn)識(shí)檔案在學(xué)校工作中的重要作用,，繼續(xù)重視和支持學(xué)校檔案工作，共同推動(dòng)我校檔案工作再上新臺(tái)階,。
為做好2015年度檔案材料的收集,、整理、歸檔工作,，確保2015年度檔案資料的完整,、準(zhǔn)確、系統(tǒng),，現(xiàn)將有關(guān)工作通知如下：
一,、總體要求：
學(xué)校檔案是學(xué)校從事招生,、教學(xué)、科研,、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生,、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表,、聲像等不同形式,、載體的歷史記錄。檔案工作作為學(xué)校一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作,，要繼續(xù)全面貫徹落實(shí)《高等學(xué)校檔案管理辦法》和相關(guān)法規(guī)精神,，按照學(xué)校檔案管理相關(guān)規(guī)定的要求，以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度,，做好2015年形成檔案材料的收集,、整理和歸檔工作，確保歸檔材料的質(zhì)量,。
二,、歸檔要求
學(xué)校檔案是學(xué)校從事招生,、教學(xué)、科研,、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生,、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表,、聲像等不同形式,、載體的歷史記錄。檔案工作作為學(xué)校一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作,，要繼續(xù)全面貫徹落實(shí)《高等學(xué)校檔案管理辦法》和相關(guān)法規(guī)精神,，按照學(xué)校檔案管理相關(guān)規(guī)定的要求，以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度,，做好2015年形成檔案材料的收集,、整理和歸檔工作，確保歸檔材料的質(zhì)量,。
二,、歸檔要求
1、高度重視,、明確檔案工作責(zé)任,。各部門(mén)主要負(fù)責(zé)人是本部門(mén)檔案工作的第一責(zé)任人，兼職檔案員是部門(mén)檔案工作的具體責(zé)任人員,。請(qǐng)各部門(mén)高度重視工作檔案,，充分認(rèn)識(shí)檔案工作的作用和意義，增強(qiáng)檔案意識(shí),。個(gè)人手中遺留的學(xué)校各個(gè)歷史時(shí)期的有價(jià)值的資料也需一并歸檔,。
2、協(xié)同配合,，確保檔案完整齊全,。部分工作需由多個(gè)部門(mén)配合共同完成，因此而形成的檔案也會(huì)涉及多個(gè)部門(mén),，請(qǐng)牽頭部門(mén)做好督促工作,，有關(guān)部門(mén)積極配合，確保檔案資料完整,、齊全,。
3、嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn),，確保檔案真實(shí)規(guī)范。原件,、附件要齊全,，聲像檔案等其他數(shù)碼照片刻錄成光盤(pán)歸檔,，每張照片用便利貼對(duì)拍攝時(shí)間、地點(diǎn),、內(nèi)容,、主要人物位置做出說(shuō)明。
三,、移交要求
各部門(mén)需列出檔案移交目錄,，一式二份，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后方可移交,。完成移交手續(xù)后,，移交目錄一份由本部門(mén)留存，一份交檔案室,。
四,、時(shí)間安排
2015年度移交檔案時(shí)間截止至2016年5月20日（聯(lián)系人：鐘風(fēng)梅，郵箱：[email protected],，電話：8306789）,。
附件:1.江西環(huán)境工程職業(yè)學(xué)院綜合檔案室歸檔范圍
3.江西環(huán)境工程職業(yè)學(xué)院檔案移交目錄
辦公室
2016年4月7日
附件1：
江西環(huán)境工程職業(yè)學(xué)院綜合檔案室歸檔范圍
歸檔單位 | 歸檔范圍 |
各二級(jí)學(xué)院 各部門(mén) | 2015年形成的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀證書(shū),、牌匾,、贈(zèng)品等由獲獎(jiǎng)部門(mén)收集并交至學(xué)校檔案室進(jìn)行歸檔。 |
其他有保存價(jià)值的重要材料,。 | |
黨辦 | 黨委會(huì),、黨委擴(kuò)大會(huì)議記錄； |
黨委工作計(jì)劃,、報(bào)告,、總結(jié)； | |
黨委發(fā)布的決定,、辦法,、指示、批轉(zhuǎn),、通報(bào)和通知,； | |
各總支及支部工作計(jì)劃、總結(jié),、報(bào)告,、請(qǐng)示及批復(fù)； | |
全校黨員名冊(cè),； | |
黨員統(tǒng)計(jì)報(bào)表,； | |
總支、支部改選報(bào)告審批材料,，各黨委,、各黨總支,、各黨支部組成名單； | |
反映學(xué)校重大活動(dòng)的報(bào)道,。 | |
監(jiān)審室 | 上級(jí)關(guān)于紀(jì)檢（監(jiān)察）工件的文件（如文件是針對(duì)本校的,，則永久保存）； |
紀(jì)委（監(jiān)察）工作規(guī)章制度,； | |
紀(jì)委（監(jiān)察）工作計(jì)劃,、報(bào)告、總結(jié),、調(diào)查材料及重要材料,； | |
黨員處分、復(fù)查材料及圍紀(jì)案件檢查處理材料,； | |
黨風(fēng)黨紀(jì)及專(zhuān)題調(diào)查材料,、重大事件專(zhuān)案材料； | |
重要的群眾來(lái)信來(lái)訪及處理意見(jiàn)（包括旁證材料）,； | |
審計(jì)工作計(jì)劃,、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告及各類(lèi)項(xiàng)目的審計(jì)報(bào)告,； | |
審計(jì)工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)表及重要報(bào)表,。 | |
審計(jì)報(bào)告等其他重要資料 | |
工會(huì) | 工會(huì)工作計(jì)劃、總結(jié),； |
職代會(huì),、大會(huì)的有關(guān)文件（通知、名單,、報(bào)告,、決議，選舉結(jié)果,，領(lǐng)導(dǎo) 講話,，大會(huì)發(fā)言等文件）； | |
表彰工會(huì)先進(jìn)集體,、個(gè)人名單,。 | |
宣傳部 | 本校宣傳工作計(jì)劃、安排,、決定,、報(bào)告、通知和總結(jié); |
教職工政治思想工作動(dòng)態(tài)及調(diào)查材料,、情況反映; | |
理論學(xué)習(xí)的決定,、通知、計(jì)劃、總結(jié); | |
思想政治工作會(huì)議的材料,； | |
反映本校重大活動(dòng)的剪報(bào),、圖表,、新聞報(bào)道,、通訊; | |
本校有關(guān)教職工思想政治工作的決定、通知,、條例; | |
思想政治工作典型調(diào)查材料和統(tǒng)計(jì)報(bào)表; | |
校報(bào)每年的全訂本（三本）; | |
重要設(shè)備材料,、清冊(cè)； | |
重大活動(dòng)形成的照片,、錄像等材料,。 | |
校團(tuán)委 | 本校團(tuán)代會(huì)文件（通知、名單,、工作報(bào)告,、決議、選舉結(jié)果,、領(lǐng)導(dǎo)講話,、大會(huì)發(fā)言和大會(huì)通過(guò)的文件）； |
本校學(xué)代會(huì)（通知,、名單,、工作報(bào)告、決議,、選舉結(jié)果,、領(lǐng)導(dǎo)講話、大會(huì)主言和文件）,； | |
團(tuán)委工作計(jì)劃,、報(bào)告、總結(jié)及規(guī)章制度,； | |
團(tuán)委工作典型調(diào)查材料,、優(yōu)秀團(tuán)員的材料； | |
表彰和獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)團(tuán)支部,、優(yōu)秀團(tuán)員的材料,； | |
團(tuán)員及發(fā)展新團(tuán)員名冊(cè)； | |
團(tuán)委會(huì)議記錄,； | |
學(xué)生會(huì)文件,、材料； | |
本校學(xué)生組織參與的各種學(xué)會(huì),、社團(tuán)的有關(guān)材料,； | |
各團(tuán)總支的有關(guān)材料； | |
團(tuán)委牽頭進(jìn)行的重大活動(dòng)的有關(guān)材料及參加以上各項(xiàng)競(jìng)賽活動(dòng)獲獎(jiǎng)材料； | |
社團(tuán)活動(dòng),、勤工儉學(xué),、社會(huì)實(shí)踐有關(guān)材料。 | |
組織人事處 | 上級(jí)或政府,、教育部門(mén)有關(guān)人事工作的通知,、指示或政策性文件； |
現(xiàn)有組織機(jī)構(gòu),、編制規(guī)劃,、計(jì)劃報(bào)告及上級(jí)批復(fù)、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置變化的文件材料,； | |
教職工名冊(cè)（分單位的總冊(cè),、分類(lèi)名冊(cè))登記表； | |
表彰和獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)集體,、先進(jìn)教職工的材料及年終表彰先進(jìn)個(gè)人的名單,； | |
師資培養(yǎng)、管理工作計(jì)劃,、規(guī)定,、總結(jié)； | |
副科級(jí)以上干部任,、免,、調(diào)動(dòng)報(bào)告、決定,、請(qǐng)示,、批復(fù)、通知,； | |
干部競(jìng)爭(zhēng)上崗的條例,、職位、職數(shù),、公示等,； | |
教師進(jìn)修安排； | |
教師業(yè)務(wù)考核材料,； | |
教職工評(píng)定職稱(chēng)的公示名單,，學(xué)校聘請(qǐng)客座教師的名單材料； | |
教職工評(píng)定,、聘任專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)材料及上級(jí)批復(fù)（按類(lèi)立卷,，要求附審批表）； | |
教職工工資調(diào)查材料,、名冊(cè),； | |
教職工轉(zhuǎn)正定級(jí)材料； | |
教職工的錄用、調(diào)入的有關(guān)材料（包括轉(zhuǎn)移行政,、工資關(guān)系介紹信）,； | |
教職工的調(diào)出的有關(guān)材料（包括轉(zhuǎn)移行政工資關(guān)系介紹信存根）； | |
教職工退職,、離職有關(guān)材料,； | |
教職工商調(diào)函件； | |
教職工工資調(diào)整,、名冊(cè) | |
院辦 | 學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)簡(jiǎn)介,、照片,； |
學(xué)校印發(fā)文件,； | |
上級(jí)公文； | |
全校性的規(guī)章制度,、決定,、條例、辦法,、通告,、通知； | |
學(xué)校年度,、學(xué)期工作計(jì)劃,、報(bào)告、總結(jié) | |
院長(zhǎng)辦公室,、院長(zhǎng)書(shū)記碰頭會(huì)議記錄,、紀(jì)要； | |
院務(wù)委員會(huì)名單,、會(huì)議記錄,、紀(jì)要； | |
全校性的工作會(huì)議,、座談會(huì)文件,； | |
校領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)上的重要講話和參加校外會(huì)議發(fā)言稿； | |
啟用印章的文件及印模,； | |
本校歷史沿革,、情況介紹； | |
本校大事記,、簡(jiǎn)報(bào),、信息、動(dòng)態(tài)等,； | |
本校與校外單位簽訂的協(xié)議,、合同及重要的來(lái)往信。 | |
教務(wù)處 | 學(xué)校有關(guān)教學(xué)工作的文件材料（如教務(wù)處文件等）； |
教學(xué)改革,、培養(yǎng)目標(biāo),、培養(yǎng)規(guī)格，學(xué)制等方面的請(qǐng)示,、規(guī)定,、辦法； | |
有關(guān)教學(xué)的規(guī)章制度,、調(diào)研報(bào)告,； | |
教學(xué)檢查和各級(jí)教學(xué)質(zhì)量評(píng)獎(jiǎng)材料； | |
各專(zhuān)業(yè)教學(xué)計(jì)劃,、教學(xué)大綱,； | |
課程安排、課表,； | |
專(zhuān)業(yè)建設(shè),、實(shí)驗(yàn)室論證、規(guī)章制度,； | |
教學(xué)實(shí)習(xí),、生產(chǎn)實(shí)習(xí)計(jì)劃；論文答辯,； | |
自編,、主編教材，各二級(jí)學(xué)院各專(zhuān)業(yè)使用教材目錄,，自編,、主編教學(xué)指導(dǎo)。 | |
學(xué)生工作處 | 本校學(xué)生管理有關(guān)文件,、規(guī)定,、計(jì)劃、總結(jié),、學(xué)工簡(jiǎn)報(bào),； |
學(xué)生的畢業(yè)登記名冊(cè)； | |
學(xué)生學(xué)籍卡片,、學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)材料（獎(jiǎng)學(xué)金,、優(yōu)秀學(xué)生、先進(jìn)班級(jí)等）,； | |
學(xué)生貸款名冊(cè)及還貸名冊(cè),，學(xué)雜費(fèi)減免名冊(cè)、特困生受助情況,； | |
學(xué)生處分材料,； | |
畢業(yè)生派遣名冊(cè),、畢業(yè)證、派遣證存根領(lǐng)取簽收冊(cè) | |
就業(yè)處 | 有關(guān)畢業(yè)分配的文件,，畢業(yè)生工作計(jì)劃,、總結(jié)、就業(yè)情況材料,； |
畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤調(diào)查和信息反饋材料,； | |
畢業(yè)生工作計(jì)劃、簡(jiǎn)報(bào),、總結(jié) | |
畢業(yè)生供需統(tǒng)計(jì),、計(jì)劃、合同 | |
招生處 | 上級(jí)有關(guān)招生計(jì)劃文件,、招生計(jì)劃,、規(guī)定、生源計(jì)劃,； |
2015年招生名冊(cè),； | |
招生宣傳冊(cè)； | |
科技與高職教育研究處 | 主要有歷年科研工作計(jì)劃和總結(jié),；科研工作管理制度、,； |
內(nèi)部出版物,； | |
科研項(xiàng)目、計(jì)劃,； | |
科研課題任務(wù)書(shū),、合同書(shū)及協(xié)議書(shū)； | |
科研結(jié)題報(bào)告,； | |
科技成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)和審批材料,。 | |
資產(chǎn)管理中心 | 學(xué)校教職工承租本單位住房的合同、協(xié)議等,； |
上級(jí)或主管領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)和準(zhǔn)購(gòu)批示,； | |
招標(biāo)文書(shū)、定購(gòu)合同（復(fù)印件）,； | |
住房情況統(tǒng)計(jì),、住房申請(qǐng)等材料； | |
學(xué)校資產(chǎn)管理相關(guān)規(guī)定,、制度,，報(bào)廢報(bào)損審批手續(xù)，資產(chǎn)報(bào)表等,。 | |
計(jì)劃財(cái)務(wù)處 | 本校財(cái)務(wù)管理有關(guān)規(guī)定,、計(jì)劃,、總結(jié)； |
學(xué)年報(bào)表及綜合統(tǒng)計(jì),、年鑒,； | |
有永久保存的財(cái)務(wù)預(yù)算、工資冊(cè)等,； | |
永久保存的現(xiàn)金出版帳,，日記帳、明細(xì)帳,、總分類(lèi)帳,、校內(nèi)銀行帳； | |
各種原始憑證,、報(bào)表和記帳憑證等,。 | |
后勤處 | 學(xué)校供水、供電綠化等基礎(chǔ)設(shè)施改造形成的文件材料等,； |
基建項(xiàng)目的請(qǐng)示,、批復(fù)、建筑項(xiàng)目預(yù)算情況,； | |
基建項(xiàng)目的招標(biāo),、投資等材料； | |
竣工驗(yàn)收和工程技術(shù)文件材料及施工竣工圖紙等,； | |
其他有保存價(jià)值的重要材料,； | |
后勤年度工作計(jì)劃、會(huì)議記錄,、報(bào)告,、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等,； | |
本校后勤服務(wù)活動(dòng)的其他相關(guān)材料,。 | |
保衛(wèi)處 | 本校保衛(wèi)工作方面的規(guī)章制度； |
本校公安保衛(wèi)工作計(jì)劃,、總結(jié),、報(bào)告、調(diào)查材料,、統(tǒng)計(jì)報(bào)表,； | |
本校師生員工案件的偵察、調(diào)查,、處分結(jié)論材料及上級(jí)的批復(fù),、判決書(shū)； | |
要害部門(mén)的公安保衛(wèi),、消防工作,、重大事故的調(diào)查,、處理材料； | |
保衛(wèi)處工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)及重要報(bào)表,； | |
本校武裝部職責(zé)范圍內(nèi)的規(guī)章制度,。 | |
實(shí)訓(xùn)管理中心 | 申購(gòu)報(bào)告、計(jì)劃,、論證報(bào)告（論證會(huì)文件,、記錄等）； |
上級(jí)或主管領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)和準(zhǔn)購(gòu)批示,； | |
安裝,、調(diào)試記錄和雙方簽字移交文件、保修單,； | |
驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及文件材料,； | |
儀器、設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃及經(jīng)費(fèi)分配方案報(bào)告批復(fù)文件,； | |
招標(biāo)文書(shū)及定購(gòu)合同,； | |
校醫(yī)院 | 衛(wèi)生、醫(yī)療,、保健等重要材料,； |
本校計(jì)劃生育工作文件及領(lǐng)取獨(dú)生子女證名冊(cè)。 | |
圖文信息中心 （網(wǎng)絡(luò)中心） | 圖書(shū)館規(guī)章制度,、管理辦法,、崗位職責(zé)； |
年度工作計(jì)劃,、總結(jié)； | |
圖書(shū)館指南,、發(fā)展規(guī)劃,、藏品目錄、統(tǒng)計(jì)年報(bào),； | |
圖書(shū)館重要活動(dòng)的相關(guān)材料,； | |
圖書(shū)館籌建材料。 | |
校園網(wǎng)建設(shè)形成的管線網(wǎng)布局材料,； | |
重大網(wǎng)絡(luò)工程立項(xiàng),、實(shí)施、進(jìn)度控制,、竣工材料,； | |
基礎(chǔ)部 | 上級(jí)有關(guān)武裝、人防,、民兵,、軍訓(xùn)工作的文件,； |
校運(yùn)動(dòng)會(huì)有關(guān)材料。 | |
集團(tuán)辦 | 重大活動(dòng)等材料 |
生態(tài)辦 | 重大活動(dòng)等材料 |
附件2：
獲獎(jiǎng)信息匯總登記冊(cè)
編號(hào) | 獲獎(jiǎng)日期 | 獲獎(jiǎng)名稱(chēng) | 獲獎(jiǎng)單位/組織/個(gè)人 | 獲獎(jiǎng)?lì)愋?/div> （獎(jiǎng)牌/獎(jiǎng)杯/證書(shū)） | 是否提供實(shí)物原件 | 是否提供電子版照片 |
附件3：
江西環(huán)境工程職業(yè)學(xué)院檔案移交目錄 | ||||
序號(hào) | 文件年度 | 主題 | 文件份數(shù) | 備注 |
單位：
移交人： 移交部門(mén)負(fù)責(zé)人： 接交人：
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